Mata Kuliah Pengantar
Manajemen Proyek Sistem Informasi (PMPSI)
AMIK BSI TEGAL
Pertemuan 5
Manajemen Sumber Daya Proyek (Resource)
Secara umum ada beberapa dasar: dalam penyusunan
struktur organisasi, antara lain:
·
Berdasar produk. Perusahaan membagi
organisasinya berdasarkan jenis produk yang dihasilkan
·
Berdasar Lokasi. Perusahaan membagi
organisasinya berdasarkan wilayah produksi atau wilayah pemasaran
·
Berdasar Proses Perusahaan membagi
organisasi berdasarkan proses produksi
·
Berdasar Pelanggan Perusahaan membagi
organisasi berdasarkan karakteristik pelanggan
·
Berdasar Fungsi. Perusahaan membagi
organisasi berdasarkan fungsi-fungsi yang diperlukan dalam organisasi seperti
pemasaran, produksi, keuangan dll.
Organisasi Proyek
Berikut diberikan tiga bentuk organisasi proyek:
1. Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional
1)
Proyek dipimpin oleh project expeditor
2)
Proyek dipimpin oleh project coordinator
Berikut plus minus bila organisasi proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional:
Berikut plus minus bila organisasi proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional:
|
Plus
|
Minus
|
|
1) Fleksibilitas
tinggi dalam staffing
2) Satu orang dengan
keahlian tertentu dapat ditugaskan pada beberapa proyek yang berbeda
3) Orang dengan
keahlian berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group
4) Divisi fungsional
yang bersangkutan dapat dijadikan basis bagi kelangsungan teknologi
5) Divisi fungsional
memiliki jalur-jalur karir dengan keahlian tertentu
|
1) Klien tidak
menjadi perhatian utama
2) Divisi fungsional
cenderung berorientasi pada aktivitas yang sesuai dengan fungsinya
3) Kadang-kadang
terjadi tidak adanya penanggungjawab khusus terhadap proyek
4) Motivasi orang yang
ditugaskan dalam proyek cenderung lemah
5) Tidak memberikan
pendekatan yang holistik terhadap proyek
|
2. Organisasi Proyek Murni
Dalam hal ini proyek sebagai organisasi yang terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri., adminsitrasi tersendiri dan ikatan dengan organisasi berupa laporan kemajuan atau kegagalan yang dilakukan secara periodik. Pimpinan proyek dapat melakukan pengadaan sumber daya dari luar seperti subkontraktor atau supplier selama sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak efektif dan efisien bila diselenggarakan secara internal.
Plus minus organisasi proyek antara lain:
|
Plus
|
Minus
|
|
1. Manajer
proyek memiliki wewenang penuh
2. Semua
anggota tim secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek
3. Rantai
komunikasi menjadi pendek
4. Terjadi
pemanfaatan tenaga ahli dan proses kaderisasi bila ada proyek yang sejenis
secara terus menerus
5. Kewenangan
yang terpusat maka pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat
6. Adanya
kesatuan komando
7. Simpel dan
mudah dilaksanakan
8. Adanya
dukungan menyeluruh terhadap proyek
|
1. Memungkinkan
terjadinya duplikasi sumberdaya
2. Karena
sifatnya yang berdiri sendiri maka menimbulkan biaya yang tinggi
3. Adanya
kemunginan terjadi penumpukan sumberdaya yang berlebihan
4. Adanya
masalah keberlangsungan sumberdaya manusia yang bekerja di proyek bila proyek
telah selesai
5. Ketidakkonsistenan
prosedur dengan alasan memenuhi permintaan klien
|
3. Organisasi Matrik
Dengan maksud meminimisasi kelemahan dan menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dan organisasi murni, maka dikembangkan organisasi matrik. Organisasi matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi induk.
Plus minus dari organisasi matrik antara lain:
|
Plus
|
Minus
|
|
1. Proyek
mendapat perhatian secukupnya
2. Mudah
mendapatkan orang yng professional karena organisasi matrik melekat pada unit
fungsional organisasi induk
3. Tidak
terjadi duplikasi sumberdaya
4. Tidak timbul
masalah terkait keberlangsungan penggunaan sumbedaya bila proyek sudah
selesai
5. Dapat
memberikan respon yang cept terhadap keinginan klienkonsistensi kebijakan dan
prosedur terjaga karena mempunya akses perwakilan ke organisasi induk
6. Memungkinkan
adanya distribusi sumberdaya yang seimbang bila ada proyek yang bersamaan.
7. Adanya
pendekatan holistic terhadap pengejaan proyek sehingga dapat mengoptimalkan
performan organisasi secara keseluruhan.
|
1. Proyek yang
dikelola oleh satu unit fungsional cenderung akan memposisikan divisi yang
bersangkutan yang memegang pengamblan keputusan.
2. Ada
kemungkinan proyek terbengkalai karena adanya dua perintah dari dua manajer
yakni manajer fungsional dan manajer proyek
3. Adanya
penggunaan sumberdaya yang sama untuk berbagai macam proyek dapat menimbulkan
persaingan antar manajer proyek karena masing-masing ingin proyeknys sukses.
4. Manajemen
matrik melanggar prinsip utama dari manajemen lyakni kesatuan komando.
|
Memilih Bentuk Organisasi Proyek
Kriteria/ pertimbangan untuk memilih organisasi proyek a.l:
1. Frekuensi adanya proyek baru
2. Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3. Ukuran proyek
4. Kompleksitas hubungan
5. Ketidakpastian
6. Keunikan
7. Pentingnya faktor biaya
2. Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3. Ukuran proyek
4. Kompleksitas hubungan
5. Ketidakpastian
6. Keunikan
7. Pentingnya faktor biaya
Berikut diberikan resume pilihan organisasi dan
kondisi yang mensyaratkan pilihan tersebut:
|
No
|
Bentuk organisasi
|
Kondisi
|
|
1
|
Organisasi proyek murni
|
Proyek-proyek berskala menengah dan besar dan
memiliki kompleksitas tinggi. Hanya ada sedikit proyek dan diperlukan tenaga
ahli dengan keterampilan khusus untuk memberikan perhatian penuh, Berisiko
tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
|
|
2
|
Organisasi matriks
|
Ada sejumlah proyek yang dilakukan secara
bersamaan dan sumberdaya fungsional digunakan secara part-time. Berisiko
tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
|
|
3
|
Bagian organisasi fungsional
|
Proyek berskala kecil, melibatkan beberapa bidang
fungsional, sedikit risiko, kepastian tinggi, factor biya dan waktu bukan hal
kritis.
|
|
|
|
|
Tim Proyek
Tim proyek sering disebut Project Office. Project office menunjukkan dua pengertian:
1) Tempat fisik dimana tim proyek
berkumpul
2) Sluruh staff pendukung manajer proyek.
2) Sluruh staff pendukung manajer proyek.
1. Manajer Proyek
1) Peran dan tugas Manajer proyek
Mengintegrasikan kegiatan
Pusat komunikasi
Pengadaan dana, fasilitas dan orang
Agen perubah yang mempelopori pemakaian ide baru dan
inovatif
2) Tanggungjawab manajer
Proyek
Merencanakan kegiatan
Mengorganisasi, memilih dan menempatkan orang-orang.
Mengorganisasi dan mengaloki sumberdaya
Memonitor status proyek
Mengidentifikasi maslah-masalah teknis
Titik temu dari stakeholder
Menyelesaikan konflik yang terjadi
Merekomendasikan penghentian atau pengerahan kembali
sumber daya.
3) Kompetensi dan orientasi
manajer proyek
Karakteristik Personal seperti misalnya mempunyai
fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi, mempunyai kemampuan
memimpin dan punya inisiatif, percaya diri dan bias meyakinkan orang lain,
punya disiplin, seorang generalis, dapat menemukan masalah sekaligus membuat
keputusan, mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan
factor manusia.
Keterampilan Perilaku. Keterampilan perilaku di sini
seperti kemampuan menjadi pendengar yang baik, komunikator yang baik, bias
membangun dan menjalin jaringan komunikasi informal, dapat membangun
kepercayaan dalam tim, dan menumbuhkan semangat tim
Memiliki kemampuan manajerial. Kemampuan manajerial
dan operasional di sini contohnya adalah kemampuan dalam hal planning,
organizing, coordinating, dan controlling..
Memiliki kompetensi teknis. Mengenai pekerjaan
proyek yang ditangani.
Memiliki pengetahuan penggunaan alat-alat manajemen
seperti estimasi biaya, cashflow, penganggaran
2. Anggota Tim Proyek
Beberapa anggota tim antara lain:
1) Contract Administrator
Bertugas mempersiapkan proposal, negosiasi,
integrasi kontrak dan rencana proyek, dokumentasi masalah hokum, modifiki
kontrak.
2) Project Controller
Membantu manajer proyek dalam perencanaan,
pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.
3) Project Accountant
Membantu pekerjaan akuntansi dan financial kepada
manajer proyek, membantu mengidentifikasi tugas yang perlu dikendalikan,
menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestigasi
masalah-masalah financial.
4) Customer Liason
Merupakan perwakilan teknis klien dalam tim proyek.
Bereperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan
dan membantu dalam perubahan kontrak.
5) Production Coordinator
Merencanakan, memonitor dan mengkoordinsikan
aspek-aspek produksi.
6) Manajer Lapangan
Mengawasi pemasangan, pengujian, pemelihraan dan
penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.
7) Quality Assurance Supervisor
Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk
memastikan pemenuhan kualitas sesuai dengan yang diinginkan.
Analisa dalam Jam
