Mata Kuliah Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi (PMPSI)
AMIK BSI TEGAL
Pertemuan 3
Perencanaan Proyek Sistem
Informasi
Perencanaan
proyek adalah bagian dari manajemen proyek yang berhubungan dengan pembagian,
pengalokasian dan penjadwalan pekerjaan dalam lingkup proyek.
Manajer Proyek
harus fokus pada saat melakukan perencanaan, karena perencanaan merupakan
pedoman dasar agar proyek dapat diarahkan untuk tetap berada dalam anggaran,
sesuai dengan lingkup yang telah ditentukan dan selesai pada waktunya.
• Tujuan
perencanaan proyek : untuk menyediakan suatu kerangka kerja bagi manajer proyek
agar dapat menyusun estimasi yang baik untuk kebutuhan sumberdaya, biaya dan
jadwal.
• Fungsi
Perencanaan Proyek : sebagai sarana komunikasi bagi seluruh pihak terkait,
Merupakan dasar dalam pengalokasian sumber daya, dan Merupakan tolok ukur di
dalam pengendalian.
Ø Kerangka Manajemen Proyek
Kerangka manajemen proyek merupakan batasan standarisasi
pengelolaan manajemen proyek secara internasional dan secara mendasar meliputi
tiga hal pokok yaitu Project Management Context, Project Management Processes
dan Project Management Knowledge Areas.
- Project Management Context merupakan penguraian secara
rinci terhadap ruang lingkup pelaksanaan manajemen proyek baik secara
internal maupun eksternal
- Project Management Processes merupakan penggambaran umum
serta hubungan keterkaitan antar rangkaian proses dalam pelaksanaan pengelolaan
manajemen proyek
- Project management Knowledge
Areas
merupakan pembahasan secara keseluruhan terhadap sembilan fungsi yang
mendasari pelaksanaan manajemen proyek untuk mencapai kesuksesan proyek.
Berikut adalah Manajer Proyek
berdasarkan Project Management Knowledge Areas yaitu :
1.
Manajemen Integrasi Proyek (MIP) / integration management adalah tiang penyangga yangmempengaruhi dan
dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen ProyekManajemen
Integrasi Proyek melibatkan koordinasiseluruh knowledge area dalam project
life cycleManajemen Integrasi Proyek, merupakan salah satukompetensi yang
harus dimiliki oleh Manajer Proyeksebagai kunci koordinasi sdm, rencana dan
pekerjaanpekerjaanyang harus dilakukan selama proyekberlangsung, serta pintu
komunikasi antara proyek dengan top manajemen.
Berikut Proses pada integrasi manajemen :
a. Membangun Project
Charter
b. Membangun Preliminary
Scope Statement
c. Membangun Project Management
Plan
d. Mengarahkan dan
mengelola ekseskusi proyek
e. Monitoring &
Kontroling proyek
f.
Melakukan dan mengendalikan perubahan proyek secara terintegrasi
Menutup Proyek
2.
Manajemen Ruang Lingkup Proyek (MRLP) / scope management adalah area keilmuan yang menangani masalah inisialisasi
awal sebuah proyek, membagi area kerja untuk para stakeholders, Berikut bagian dari Scope Management :
a.
Scope Planning (merencanakan pembagian area kerja)
b.
Scope definition (inisialisasi scope)
c. Create
WBS/Work Breakdown Structure(membuat struktur kerja untuk setiap stakeholders)
d.
Scope verification(verifikasi scope)
e. Scope control(pengontrolan scope yang telah
diverifikasi)
pada intinya Scope
atau ruang lingkup proyek adalah membahas jenis dan batasan-batasan yang ada
pada sebuah proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek
ditentukan. Ruang lingkup atau batasan proyek sangatlah diperlukan dalam suatu
proyek, karena hal ini akan memberi dampak pada faktor-faktor proyek yang
lainnya, terutama yang menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek. Semakin
besar scope atau ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan
makin bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya berdampak pada bertambahnya
biaya yang harus dikeluarkan.
3.
Manajemen Waktu Proyek (MWP) / time management
adalah pengelolaan waktu
pelaksanaan, sedemikian rupa sehingga seluruh proyek dapat dilaksanakan sesuai
dengan waktu yang telah ditetapkan.
Berikut
proses pada time manajement:
g. Pendefinisian Kegiatan
h. Pengurutan Kegiatan
i.
Perkiraan
Waktu Kegiatan
j.
Pembuatan
Jadwal
k. Pengendalian Jadwal
4.
Manajemen Biaya Proyek (MBP) / cost managemen
adalah semua sumber daya yang harus
dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya
Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb
Manajemen Biaya Proyek termasuk di dalamnya adalah proses yang dibutuhkan untuk
menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah
disepakati.
Berikut Proses pada
manajemen biaya:
a. Estimasi biaya: Mengembangkan
perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
sebuah proyek
b. Penganggaran (Budgeting) Biaya:
alokasi estimasi biaya keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk
menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja
c. Pengendalian Biaya: Pengendalian
perubahan anggaran proyek.
5.
Manajemen Kualitas Proyek (MKuP) / quality management adalah aspek-aspek
dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan
mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan
dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager
proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas
6.
Manajemen Sumber Daya Insani Proyek (MSDIP) / human resource management proses mengorganisasikan dan
mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga
orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.Sumber
daya manusia dalam sebuah proyek antara lain termasuk sponsor, pelanggan,
anggota tim proyek, staf pendukung (jika ada), supplier, dsb.
Berikut
Proses pada manajemen sumber daya manusia:
a. Perencanaan Sumber Daya Manusia mengidentifikasi
dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan
bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam
proyek
b. Akuisisi Tim Proyek usaha
untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan
proyek
c. Membangun Tim Proyek Meningkatkan
kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu
secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek
d. Mengelola Tim Proyek Memantau
kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun
sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek
7.
Manajemen
Komunikasi Proyek (MKoP) / communication
management adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek
dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai
proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan,
dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.
Berikut Proses pada manajemen komunikasi:
a.
Perencanaan
Komunikasi (Communication Planning)mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan
informasi di antara stakeholder sebuah proyek
b.
Distribusi
Informasi adalah proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan
informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder
c.
Pelaporan
Kinerja proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk
di dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalan
d.
Mengelola
stakeholders proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan
harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi
8.
Manajemen
Resiko Proyek (MRP) / risk
management adalah
proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan
merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak
peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan
proyek.
Berikut Proses pada manajemen
resiko:
a.
Perencanaan
manajemen risiko
b.
Identifikasi risiko
c.
Analisis
risiko kualitatif dan kuantitatif
d.
Perencanaan
respon risiko
e.
Pengendalian
dan monitoring risiko
9.
Manajemen
Pengadaan Proyek (MPP) / procurement
management adalah
proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi . Manajemen
Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang
dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang
“didukungnya”.
Berikut Proses pada
manajemen pengadaan:
a.
Perencanaan
pembelanjaan dan pengadaan ,proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan
dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus
diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan
kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak
b.
Perencanaan
kontrak kerja sama ,proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang
diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW
c.
Permintaan
respon dari distributor ,proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau
proposal dari penjual
d.
Memilih
Distributor ,proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses
analisis suplier potensial dan negosiasi
e.
Administrasi
kontrak kerja sama ,formalisasi pernyataan kerja sama Penutupan Kontrak
Ø Tugas Manajer Proyek berdasarkan Project Management Knowledge Areas
yaitu :
a. Manajemen Integrasi _ menyusun dan mengarahkan proyek secara
keseluruhan
b. Manajemen Ruang Lingkup _ merencanakan, mendefinisikan dan mengelola
ruang lingkup proyek
c. Manajemen waktu dan biaya _ menyusun jadwal, mengalokasikan
sumberdaya, dan mengelola dana proyek
d. Manajemen Kualitas, memperhatikan kualitas
dari proses apakah sesuai atau bahkan melebihi parameter yang telah ditentukan
e. Manajemen Sumber daya Manusia _ manajer harus memperhatikan anggota
timnya, memberikan semangat dan motivasi dan memastikan tim bergerak sesuai
arah yang telah ditentukan
f. Manajemen
Komunikasi _ manajer
harus menyusun rencana komunikasi dan memastika berlangsung secara terbuka baik
secara vertikal maupun horizontal
g.
Manajemen Risiko _ berbagai kemungkinan risiko dalam proyek harus diidentifikasi dan
membuat rencana mitigasi dan antisipasinya agar proyek tidak terganggu ditengah
jalan
h.
Manajemen Pengadaan _ mengelola pengadaan berbagai kebutuhan proyek melalui vendor atau pemasok agar
proyek dapat berjalan lancar dan berakhir sukses.
Sumber by:
Posted by: Destiana Putri
Thank You
Tidak ada komentar:
Posting Komentar