Laporan Kegiatan: PMPSI Pertemuan 2 Peranan Manajemen Proyek Sistem Informasi

Mata Kuliah Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi (PMPSI)

AMIK BSI TEGAL

Pertemuan 2

Peranan Manajemen Proyek Sistem Informasi

Era sekarang ini banyak kita menemukan contoh adanya proyek baik itu proyek skala kecil maupun besar, proyek komersial maupun pelayanan umum. Pembangunan pelabuhan, pembangunan bandar udara dan lain-lain disebut proyek, sementara itu kegiatan manusia yang lain seperti menanam padi, pembayaran gaji bulanan dan pelaksanaan perkuliahan tidak dinamakan proyek. Apa yang dimaksud dengan proyek ?

Jawaban dari pertanyaan ini dapat dilihat dari aspek tujuan, siklus hidup, kompleksitas, keunikan dan konflik sumber daya yang terjadi.

• Tujuan
Suatu proyek biasanya mempunyai suatu aktivitas yang berlangsung dlam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk memcapai tujuan proyek secara keseluruhan.
• Kompleksitas
Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi karena diperlukan bermacam-macam keahlian dan bakat dari berbagai disiplin ilmu.
• Keunikan
Suatu proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah dikerjakan sebelumnya.
• Tidak permanen
Proyek adalah aktivitas temporer artinya suatu proyek memiliki batasan waktu tertentu
• Ketidakbiasaan
Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko.
• Siklus Hidup
Selama proses, proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek
Dari penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa proyek adalah suatu jenis program yang disusun secara terperinci sebagai suatu bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan dan didalamnya secara konkrit ditetapkan tujuan dan hasil yang akan dicapai, lokasi jelas, organisasi pelaksana, biaya dan jadwal waktu serta anggarannya tertuang dalam suatu dokumen.

Idealnya sebuah proyek harus mampu memberikan optimasi sistem yang ada. Untuk itu diperlukan suatu manajemen proyek sistem informasi yang baik, terutama ditekankan pada:

1. Organisasi proyek harus tangguh, tahan terhadap gangguan-gangguan yang timbul, baik dari luar

maupun dari dalam.

2. Analisa kebutuhan dan sumberdaya harus akurat, jangan sampai ada yang tidak dikenali. Toleransi yang ketat harus diberlakukan, mengingat ‘harga’ yang harus dibayar cukup tinggi bila proyek gagal.

3. Pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan perencanaan yang telah disusun dengan matang.

4. Pengembangan sistem yang ada, baik untuk penyesuaian dengan perkembangan jaman maupun untuk optimasi sistem yang telah ada dan terkait dengan proyek.

Jadi, apa yang dimaksud dgn manajemen proyek?

Manajemen proyek sistem informasi adalah proses pengelolaan proyek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian dan pengaturan tugas-tugas serta sumber daya yang dimiliki untuk mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, dengan mempertimbangkan faktor-faktornya, terutama waktu dan biaya.

Dalam hal ini yang mengatur atau mengelola pembuatan sistem informasi dari awal hingga akhir ialah Proyek Manajer. Dimana proyek manajer inilah yang bertanggung jawab dan mengatur segala sesuatu tentang proyek yang dikerjakan. Seperti: mencari proyek, melakukan estimasi waktu dan biaya, memilih karyawan, dll.

Terdapat 4 dimensi pada pembuatan Sistem Informasi:

· Manusia, ialah orang yang mengerjakan atau membuat sistem informasi. Mulai dari proyek manajer, hingga programmer.
· Proses, tahap-tahap dimana proyek sistem informasi ini dikerjakan. Pada dimensi inilah dibutuhkan keterampilan seorang proyek manajer untuk mengatur segala sesuatunya agar sesuai dengan tujuan.
· Produk, ialah hasil dari proyek yang dikerjakan. Dalam hal ini sistem informasi.
· Teknologi, sesuatu yang terdapat pada produk. Hal ini dapat berkaitan dengan mutu atau kualitas dari sebuah proyek.

Secara sederhana, manajemen proyek sistem informasi bisa disusun dengan menjawab pertanyaan sbb:

Apakah yang harus dikerjakan?
Apa dan siapa yang harus menyelesaikan tugas-tugas yang ada?
Sampai kapan waktu yang tersedia?
Bagaimana pembiayaannya?
Apa yang terjadi apabila proyek terlambat selesai? Atau bahkan gagal?

Secara bertahap, manajemen proyek sistem informasi bisa dipilah menjadi beberapa fase proses, yaitu:

· Perencanaan dan penyusunan jadwal.

Adalah tahapan paling penting karena didalamnya terdapat proses penentuan tugas dan durasinya dan penentuan hubungannya dengan tugas-tugas lainnya.

· Pengelolaan perubahan.

Selama melaksanakan proyek, sering kali diperlukan penyesuaian antara rencana dengan kenyataan yang ada.

· Publikasi informasi proyek.

Beberapa Faktor yang mempengaruhi project management :

A. Struktur organisasi

Suatu proyek biasanya merupakan bagian dari suatu organisasi yang lebih besar. Struktur organisasi dari suatu perusahaan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan suatu proyek, karena tugas dan tanggung jawab dari anggota proyek dalam struktur organisasi yang berbeda adalah tidak sama.

Saat ini terdapat beberapa tipe struktur organisasi yang diterapkan dalam perusahaan, diantaranya adalah :

Fungsional, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya diketuai oleh seorang manager fungsional yang anggotanya dapat diambil dari staf manager fungsional lainnya.
Matrix, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh manager fungsional yang membawahi beberapa staf. Suatu proyek biasanya terdiri dari staf-staf dari beberapa manager fungsional yang berbeda dan dipimpin oleh salah seorang staff tersebut.
Projectized, dalam struktur ini tiap bagian dipimpin oleh project manager yang langsung membawahi staf-staf yang menangani langsung suatu proyek.

B. General manager skill

Aspek ini sangat berpengaruh terhadap proyek karena kelangsungan dari proyek sangat tergantung dari skill manajer proyek untuk menangani aspek finansial, perencanaan, organisational dan aspek lainnya secara sinergis dan berkesinambungan.

Beberapa contoh management skill yang harus dimiliki oleh pemimpin proyek adalah:

Kepemimpinan
Komunikasi
Negosiasi
Pemecahan masalah
Mempengaruhi organisasi
Pemersatu
Pengambil keputusan

C. Pengaruh sosioekonomi

Faktor ini lebih tergantung kepada faktor eksternal organisasi karena dipengaruhi oleh pihak ketiga yang tidak dapat dikontrol oleh pelaksana proyek. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah: