PMPSI Pertemuan 5 Organisasi Proyek

Mata Kuliah Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi (PMPSI)

AMIK BSI TEGAL

Pertemuan 5

Manajemen Sumber Daya Proyek (Resource)

Secara umum ada beberapa dasar: dalam penyusunan struktur organisasi, antara lain:

·         Berdasar produk. Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan jenis produk yang dihasilkan

·         Berdasar Lokasi. Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan wilayah produksi atau wilayah pemasaran

·         Berdasar Proses Perusahaan membagi organisasi berdasarkan proses produksi

·         Berdasar Pelanggan Perusahaan membagi organisasi berdasarkan karakteristik pelanggan 

·         Berdasar Fungsi. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan fungsi-fungsi yang diperlukan dalam organisasi seperti pemasaran, produksi, keuangan dll.

Organisasi Proyek
        Berikut diberikan tiga bentuk organisasi proyek:
1.    Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

1)    Proyek dipimpin oleh project expeditor

2)    Proyek dipimpin oleh project coordinator

Berikut plus minus bila organisasi proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional:

Plus	Minus
1)     Fleksibilitas tinggi dalam staffing 2)     Satu orang dengan keahlian tertentu dapat ditugaskan pada beberapa proyek yang berbeda 3)     Orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group 4)     Divisi fungsional yang bersangkutan dapat dijadikan basis bagi kelangsungan teknologi 5)     Divisi fungsional memiliki jalur-jalur karir dengan keahlian tertentu	1)     Klien tidak menjadi perhatian utama 2)     Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas yang sesuai dengan fungsinya 3)     Kadang-kadang terjadi tidak adanya penanggungjawab khusus terhadap proyek 4)     Motivasi orang yang ditugaskan dalam proyek cenderung lemah 5)     Tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek

2. Organisasi Proyek Murni
        Dalam hal ini proyek sebagai organisasi yang terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri., adminsitrasi tersendiri dan ikatan dengan organisasi berupa laporan kemajuan atau kegagalan yang dilakukan secara periodik. Pimpinan proyek dapat melakukan pengadaan sumber daya dari luar seperti subkontraktor atau supplier selama sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak efektif dan efisien bila diselenggarakan secara internal.

Plus minus organisasi proyek antara lain:

Plus

Minus

1.      Manajer proyek memiliki wewenang penuh 2.      Semua anggota tim secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek 3.      Rantai komunikasi menjadi pendek 4.      Terjadi pemanfaatan tenaga ahli dan proses kaderisasi bila ada proyek yang sejenis secara terus menerus 5.      Kewenangan yang terpusat maka pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat 6.      Adanya kesatuan komando 7.      Simpel dan mudah dilaksanakan 8.      Adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek

1.      Memungkinkan terjadinya duplikasi sumberdaya 2.      Karena sifatnya yang berdiri sendiri maka menimbulkan biaya yang tinggi 3.      Adanya kemunginan terjadi penumpukan sumberdaya yang berlebihan 4.      Adanya masalah keberlangsungan sumberdaya manusia yang bekerja di proyek bila proyek telah selesai 5.      Ketidakkonsistenan prosedur dengan alasan memenuhi permintaan klien

3. Organisasi Matrik
        Dengan maksud meminimisasi kelemahan dan menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dan organisasi murni, maka dikembangkan organisasi matrik. Organisasi matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi induk.

 Plus minus dari organisasi matrik antara lain:

Plus

Minus

1.      Proyek mendapat perhatian secukupnya 2.      Mudah mendapatkan orang yng professional karena organisasi matrik melekat pada unit fungsional organisasi induk 3.      Tidak terjadi duplikasi sumberdaya 4.      Tidak timbul masalah terkait keberlangsungan penggunaan sumbedaya bila proyek sudah selesai 5.      Dapat memberikan respon yang cept terhadap keinginan klienkonsistensi kebijakan dan prosedur terjaga karena mempunya akses perwakilan ke organisasi induk 6.      Memungkinkan adanya distribusi sumberdaya yang seimbang bila ada proyek yang bersamaan. 7.      Adanya pendekatan holistic terhadap pengejaan proyek sehingga dapat mengoptimalkan performan organisasi secara keseluruhan.

1.      Proyek yang dikelola oleh satu unit fungsional cenderung akan memposisikan divisi yang bersangkutan yang memegang pengamblan keputusan. 2.      Ada kemungkinan proyek terbengkalai karena adanya dua perintah dari dua manajer yakni manajer fungsional dan manajer proyek 3.      Adanya penggunaan sumberdaya yang sama untuk berbagai macam proyek dapat menimbulkan persaingan antar manajer proyek karena masing-masing ingin proyeknys sukses. 4.      Manajemen matrik melanggar prinsip utama dari manajemen lyakni kesatuan komando.

Memilih Bentuk Organisasi Proyek
        Kriteria/ pertimbangan untuk memilih organisasi proyek a.l:

1.    Frekuensi adanya proyek baru
2.    Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3.    Ukuran proyek
4.    Kompleksitas hubungan
5.    Ketidakpastian
6.    Keunikan
7.    Pentingnya faktor biaya

Berikut diberikan resume pilihan organisasi dan kondisi yang mensyaratkan pilihan tersebut:

No	Bentuk organisasi	Kondisi
1	Organisasi proyek murni	Proyek-proyek berskala menengah dan besar dan memiliki kompleksitas tinggi. Hanya ada sedikit proyek dan diperlukan tenaga ahli dengan keterampilan khusus untuk memberikan perhatian penuh, Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
2	Organisasi matriks	Ada sejumlah proyek yang dilakukan secara bersamaan dan sumberdaya fungsional digunakan secara part-time. Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
3	Bagian organisasi fungsional	Proyek berskala kecil, melibatkan beberapa bidang fungsional, sedikit risiko, kepastian tinggi, factor biya dan waktu bukan hal kritis.

Tim Proyek
        Tim  proyek sering disebut Project Office. Project office menunjukkan dua pengertian:

1)    Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul
2)    Sluruh staff pendukung manajer proyek.

1.    Manajer Proyek

1)    Peran dan tugas Manajer proyek

Mengintegrasikan kegiatan

Pusat komunikasi

Pengadaan dana, fasilitas dan orang

Agen perubah yang mempelopori pemakaian ide baru dan inovatif

2)    Tanggungjawab manajer Proyek 

Merencanakan kegiatan

Mengorganisasi, memilih dan menempatkan orang-orang.

Mengorganisasi dan mengaloki sumberdaya

Memonitor status proyek

Mengidentifikasi maslah-masalah teknis

Titik temu dari stakeholder

Menyelesaikan konflik yang terjadi

Merekomendasikan penghentian atau pengerahan kembali sumber daya.

3)    Kompetensi dan orientasi manajer proyek

Karakteristik Personal seperti misalnya mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi, mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif, percaya diri dan bias meyakinkan orang lain, punya disiplin, seorang generalis, dapat menemukan masalah sekaligus membuat keputusan, mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan factor manusia.

Keterampilan Perilaku. Keterampilan perilaku di sini seperti kemampuan menjadi pendengar yang baik, komunikator yang baik, bias membangun dan menjalin jaringan komunikasi informal, dapat membangun kepercayaan dalam tim, dan  menumbuhkan semangat tim

Memiliki kemampuan manajerial. Kemampuan manajerial dan operasional di sini contohnya adalah kemampuan dalam hal planning, organizing, coordinating, dan controlling..

Memiliki kompetensi teknis. Mengenai pekerjaan proyek yang ditangani.

Memiliki pengetahuan penggunaan alat-alat manajemen seperti estimasi biaya, cashflow, penganggaran

2.    Anggota Tim Proyek

Beberapa anggota tim antara lain:

1)    Contract Administrator

Bertugas mempersiapkan proposal, negosiasi, integrasi kontrak dan rencana proyek, dokumentasi masalah hokum, modifiki kontrak.

2)    Project Controller

Membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi.

3)    Project Accountant

Membantu pekerjaan akuntansi dan financial kepada manajer proyek, membantu mengidentifikasi tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah-masalah financial.

4)    Customer Liason

Merupakan perwakilan teknis klien dalam tim proyek. Bereperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam perubahan kontrak.

5)    Production Coordinator

Merencanakan, memonitor dan mengkoordinsikan aspek-aspek produksi.

6)    Manajer Lapangan

Mengawasi pemasangan, pengujian, pemelihraan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan.

7)    Quality Assurance Supervisor

Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai dengan yang diinginkan.